Termeni și condiții

1. Furnizorul serviciului

Platforma SaaS Clientero este operată de PRO COLOR FOTOGRAFIKA SRL, CUI 43843792, nr. Reg. Com. J2021000641167, cu sediul declarat în Podari, Str. Mănăstirea Jitianu nr. 106, cod 207467, județ Dolj, România („Clientero”, „Furnizorul” sau „noi”). Contact: office@clientero.ro pentru comunicări comerciale și juridice, respectiv suport@clientero.ro pentru suport.

Serviciul este disponibil prin domeniile clientero.ro și app.clientero.ro. Dacă datele de identificare ale Furnizorului se modifică în registrele publice, acestea se vor considera actualizate în raporturile comerciale de la data opozabilității lor legale.

2. Documente contractuale

Acești Termeni se completează cu Politica de confidențialitate, Politica de cookie-uri, Data Processing Agreement („DPA”), Politica de utilizare acceptabilă, lista de Subprocesatori, oferta comercială, planul ales, setările din aplicație și orice contract individual semnat de părți. În caz de conflict, contractul individual semnat prevalează, apoi DPA-ul pentru prelucrarea datelor personale, apoi acești Termeni.

3. Acceptare și capacitate

Prin crearea unui cont, bifarea casetei de acceptare la signup, inițierea trialului, plata unui abonament, utilizarea aplicației sau accesarea serviciului de către utilizatorii autorizați, Clientul confirmă că acționează în scop profesional, are capacitatea și autoritatea de a angaja entitatea pe care o reprezintă și acceptă documentele contractuale indicate prin linkurile afișate la signup sau în aplicație. Persoana care creează contul declară că are dreptul să accepte acești Termeni în numele Clientului.

4. Definiții

• Client înseamnă entitatea profesională care contractează serviciul Clientero, inclusiv persoane juridice, PFA-uri sau alte forme de organizare care acționează în scop profesional.
• Utilizator înseamnă persoana invitată sau autorizată de Client să folosească aplicația.
• Administrator înseamnă utilizatorul care gestionează contul Clientului, abonamentul, utilizatorii, rolurile și setările.
• Datele Clientului înseamnă datele, conținutul și informațiile introduse, importate, generate sau administrate de Client ori de Utilizatorii săi în aplicație.
• Persoană vizată înseamnă persoana fizică la care se referă datele introduse sau prelucrate prin serviciu, inclusiv utilizatori, angajați, colaboratori, agenți, persoane de contact, lead-uri, prospecți sau clienți finali persoane fizice.
• Serviciu înseamnă aplicația Clientero, site-ul, API-urile, componentele de administrare, funcțiile mobile PWA, suportul și serviciile conexe furnizate de Clientero.

5. Obiectul serviciului

Clientero este o aplicație mobilă pentru echipe de teren, cu funcții precum administrare clienți, contacte, vizite, follow-up, dictare vocală în browser, confirmare GPS, hărți, dashboard-uri, roluri admin/agent, linkuri publice temporare pentru portofolii și plăți recurente prin Stripe.

Funcționalitățile disponibile depind de planul ales, de setările contului, de disponibilitatea furnizorilor tehnici și de capacitățile dispozitivului, browserului, sistemului de operare și conexiunii la internet.

6. Conturi, roluri și securitatea accesului

Clientul răspunde pentru alegerea administratorilor, adăugarea și dezactivarea utilizatorilor, corectitudinea datelor de cont, parole, dispozitive, permisiuni, instruirea utilizatorilor și orice activitate desfășurată prin conturile sale, cu excepția cazurilor dovedite de acces neautorizat cauzat exclusiv de Clientero.

Clientul trebuie să notifice imediat orice acces neautorizat, pierdere de dispozitiv, compromitere de parolă, folosire abuzivă sau incident de securitate observat în contul său.

7. Trial, verificare email și activare

Trialul standard are durata de 15 zile, dacă nu se comunică altfel în scris. Activarea trialului poate depinde de verificarea adresei de email, validări anti-abuz, reCAPTCHA și alte măsuri de securitate. Clientero poate refuza, limita sau închide un trial în caz de date false, abuz, risc de securitate, activitate nelegală sau folosire contrară scopului B2B.

Dacă trialul expiră fără abonament plătit, accesul poate fi oprit, iar datele pot fi păstrate până la 30 de zile pentru conversie sau export rezonabil, după care pot fi șterse.

8. Planuri, prețuri și facturare

• Planurile standard sunt Basic și Pro, cu prețurile afișate pe site sau în aplicație. Planurile Enterprise/Custom se stabilesc prin ofertă separată.
• Abonamentele standard sunt lunare și recurente, cu plata prin Stripe sau prin altă metodă acceptată de Clientero.
• Prețurile sunt exprimate în RON, dacă nu se indică altfel. La data prezentei versiuni, Furnizorul nu declară calitatea de plătitor TVA; dacă regimul fiscal se modifică, facturarea și prețurile pot fi ajustate conform legii.
• Clientul acceptă facturarea electronică și comunicarea documentelor de plată prin email, Stripe, portalul de facturare sau aplicație.
• Taxele bancare, costurile de conversie valutară, comisioanele furnizorilor de plată și impozitele aplicabile Clientului rămân în sarcina Clientului.

9. Plăți, reînnoire, anulare și rambursări

Abonamentul se reînnoiește automat pentru perioade succesive, până la anulare. Administratorul poate gestiona abonamentul prin aplicație sau prin portalul Stripe, în funcție de configurare. Anularea produce efecte, de regulă, la finalul perioadei deja plătite, cu excepția cazurilor de suspendare sau reziliere imediată prevăzute de acești Termeni.

Sumele plătite sunt nerambursabile pentru perioade parțial utilizate, neutilizarea serviciului, downgrade, anulare voluntară, dezactivarea unor utilizatori, pierderea accesului din culpa Clientului sau lipsa compatibilității dispozitivelor Clientului, cu excepția rambursărilor impuse de lege sau acceptate expres de Clientero în scris.

În caz de neplată, plată refuzată, chargeback, fraudă suspectată sau eșec repetat de plată, Clientero poate limita, suspenda sau opri accesul și poate solicita plata sumelor restante, a costurilor de recuperare și a penalităților prevăzute de contractul individual, dacă există.

10. Upgrade, downgrade și limite de plan

Upgrade-ul poate produce efecte imediat și poate genera costuri proporționale sau diferențe de preț. Downgrade-ul produce efecte, de regulă, din ciclul următor de facturare și nu generează refund pentru perioada curentă. Dacă un downgrade reduce limitele de utilizatori sau funcționalități, Clientul este responsabil să își adapteze contul înainte de aplicarea schimbării.

11. Obligațiile Clientului

• să utilizeze serviciul legal, exclusiv în scop profesional și conform documentelor contractuale;
• să introducă date corecte și să actualizeze datele de facturare, contact și administrare;
• să obțină toate informările, temeiurile legale, aprobările interne și drepturile necesare pentru datele încărcate în aplicație, inclusiv pentru datele persoanelor fizice introduse ca lead-uri, prospecți, clienți finali, persoane de contact, agenți, angajați sau colaboratori;
• să introducă doar date adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar pentru scopurile Clientului;
• să nu introducă date ilegale, excesive, inutile, defăimătoare, discriminatorii, secrete comerciale ale terților fără drept, malware sau date care încalcă drepturi ale altor persoane;
• să respecte legislația aplicabilă privind protecția datelor, muncă, monitorizarea salariaților, comunicații comerciale, concurență, protecția consumatorilor, arhivare și fiscalitate;
• să răspundă cererilor persoanelor vizate pentru Datele Clientului, inclusiv cereri de acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție sau portabilitate;
• să folosească funcțiile de partajare, export, hartă, GPS și dictare doar pentru scopuri legitime și proporționale.

12. GPS, hărți, dictare vocală și activitate de teren

Funcția de confirmare GPS este declanșată de Utilizator și depinde de permisiunile dispozitivului, acuratețea semnalului, browser, sistem de operare, rețea, setările telefonului și furnizorii de hărți. Clientero nu garantează precizie absolută, continuitate GPS, dovadă juridică suficientă pentru litigii de muncă sau adecvare pentru monitorizare permanentă.

Clientul este singurul responsabil să stabilească dacă și cum folosește datele de localizare ale angajaților, colaboratorilor sau agenților săi, să realizeze informarea lor, să stabilească temeiul legal, să limiteze prelucrarea la ceea ce este necesar și să respecte regulile aplicabile raporturilor de muncă. Clientero nu este instrument de supraveghere continuă și nu trebuie folosit pentru urmărire ascunsă.

Clientero nu utilizează datele GPS introduse sau generate în contul Clientului pentru profilare proprie, monitorizare independentă, publicitate sau vânzare către terți. Datele GPS sunt prelucrate de Clientero numai pentru furnizarea serviciului, securitate, suport tehnic, mentenanță și executarea contractului cu Clientul.

Dictarea vocală folosește capabilitățile browserului și ale sistemului de operare. Clientero stochează textul rezultat introdus de utilizator, nu înregistrări audio, cu excepția cazului în care o funcție viitoare ar indica explicit altceva.

13. Datele Clientului și conținutul încărcat

Clientul păstrează toate drepturile asupra Datelor Clientului. Clientero primește o licență limitată, neexclusivă și revocabilă pentru găzduire, copiere tehnică, afișare, transmitere, securizare, backup, procesare, sincronizare și alte operațiuni necesare furnizării serviciului.

Datele Clientului pot include date despre utilizatori, administratori, agenți, angajați, colaboratori, clienți, lead-uri, prospecți, persoane de contact, reprezentanți ai persoanelor juridice și clienți finali persoane fizice, în funcție de deciziile Clientului. Clientero nu stabilește conținutul Datelor Clientului și nu decide ce persoane fizice sunt introduse în aplicație.

Clientero nu verifică exhaustiv legalitatea, calitatea, actualitatea sau exactitatea Datelor Clientului și nu răspunde pentru decizii comerciale, rapoarte, vizite, concluzii sau acțiuni ale Clientului bazate pe date introduse eronat, incomplete sau neactualizate.

Clientero nu vinde Datele Clientului și nu utilizează conținutul introdus de Client în aplicație pentru publicitate, profilare proprie, revânzare, transfer către alți clienți sau instruirea unor modele interne, cu excepția cazului în care există un acord expres, separat și legal valabil. Clientero poate utiliza date tehnice, agregate sau anonimizate pentru îmbunătățirea serviciului, securitate, statistici interne, diagnosticare, prevenirea abuzurilor și dezvoltarea funcționalităților, dacă acestea nu permit identificarea Clientului, utilizatorilor sau persoanelor vizate.

14. Date sensibile și date cu risc ridicat

Serviciul este destinat gestionării activităților comerciale, relațiilor cu clienții, vizitelor, contactelor și operațiunilor de vânzări. Clientul nu trebuie să introducă în aplicație, fără acordul prealabil scris al Clientero și fără implementarea garanțiilor legale necesare, date privind sănătatea, date genetice sau biometrice, viața sexuală sau orientarea sexuală, opinii politice, convingeri religioase sau filosofice, apartenență sindicală, origine rasială sau etnică, condamnări penale sau infracțiuni, CNP-uri, serii și numere de acte de identitate, copii de acte de identitate, date despre minori, date financiare sensibile, date reglementate special ori alte date care nu sunt necesare pentru utilizarea normală a serviciului.

Clientul este responsabil pentru conținutul informațiilor introduse în câmpurile libere, comentarii, observații, notițe sau descrieri și trebuie să se asigure că acestea nu conțin date sensibile, excesive sau nejustificate.

15. Export, portabilitate și schimbarea furnizorului

Clientul poate solicita exportul Datelor Clientului sau asistență rezonabilă pentru migrare prin email la suport@clientero.ro. În măsura aplicabilă serviciilor de prelucrare de date, Clientero va coopera cu bună-credință pentru portarea datelor exportabile și pentru eliminarea obstacolelor nejustificate la schimbarea furnizorului.

Categoriile de date exportabile includ, în funcție de datele existente în cont: utilizatori, clienți, contacte, vizite, comentarii, follow-up-uri, date GPS asociate vizitelor sau clienților, setări de tenant, roluri și metadate generate direct prin utilizarea serviciului. Clientero va depune eforturi rezonabile pentru punerea la dispoziție a datelor exportabile într-un format uzual, structurat și care poate fi citit automat, precum CSV, JSON, XLSX sau alte formate disponibile în serviciu.

Sunt excluse codul sursă, arhitectura internă, interfețele interne, logurile de securitate interne, secretele comerciale, datele altor clienți, cheile tehnice, modelele interne, know-how-ul, elementele protejate de drepturi de proprietate intelectuală și orice informații care, prin divulgare, ar putea afecta securitatea, confidențialitatea sau integritatea serviciului.

La cererea Clientului de schimbare a furnizorului sau mutare on-premises, termenul maxim de notificare pentru inițierea procesului nu va depăși două luni, iar perioada tranzitorie standard va fi de maximum 30 de zile calendaristice de la inițiere, dacă este tehnic posibil. Dacă termenul standard este imposibil tehnic, Clientero va informa Clientul și va indica un termen alternativ justificat. Clientul beneficiază de o perioadă de recuperare a datelor de cel puțin 30 de zile după încetarea perioadei tranzitorii sau după încetarea contractului, cu excepția cazurilor de abuz, risc de securitate, obligație legală contrară, neplată conform contractului sau ștergere solicitată expres.

Până la 12 ianuarie 2027, Clientero poate percepe numai costuri directe, rezonabile și comunicate în prealabil pentru servicii suplimentare de switching, migrare sau egress, în măsura permisă de lege. De la 12 ianuarie 2027, Clientero nu va percepe taxe de switching pentru operațiunile obligatorii de schimbare a furnizorului sau egress, în măsura impusă de Regulamentul (UE) 2023/2854.

16. Subprocesatori și servicii terțe

Serviciul se bazează pe furnizori tehnici și financiari, inclusiv Google/Firebase/Google Cloud, Stripe, Cloudflare dacă este activat, servicii de hărți și alte servicii listate în pagina de Subprocesatori. Clientul autorizează utilizarea acestor furnizori conform DPA. Serviciile terțe pot avea termeni, disponibilitate, politici și limitări proprii.

Clientero nu permite subprocesatorilor să utilizeze Datele Clientului în scopuri proprii, ci numai în scopul furnizării serviciilor contractate de Clientero. Clientero urmărește ca furnizorii relevanți să ofere garanții adecvate privind securitatea, confidențialitatea și protecția datelor.

Clientero nu răspunde pentru indisponibilitatea, modificările, erorile, restricțiile, costurile, deciziile de conformitate sau politicile furnizorilor terți, cu excepția obligațiilor legale care nu pot fi limitate.

17. Linkuri publice și partajarea portofoliului

Clientero poate permite generarea de linkuri publice temporare către hărți sau portofolii. Clientul răspunde pentru persoanele cărora le trimite linkurile, durata de valabilitate aleasă, datele expuse, revocarea accesului și respectarea obligațiilor de confidențialitate și protecția datelor. Clientero poate dezactiva linkuri publice în caz de risc, abuz sau încălcare legală.

18. Disponibilitate, mentenanță și suport

Serviciul este furnizat „ca atare” și „în măsura disponibilității”. Clientero depune eforturi comerciale rezonabile pentru funcționarea serviciului, securitate și suport, dar nu garantează funcționare neîntreruptă, lipsa erorilor, compatibilitate universală, păstrarea permanentă a datelor, rezultate comerciale, creșteri de vânzări sau adecvarea pentru un scop particular.

Suportul standard se oferă prin email, în zile lucrătoare, fără SLA garantat, dacă nu există un contract Enterprise care prevede altceva. Clientero poate efectua mentenanță, actualizări, modificări tehnice sau întreruperi planificate ori urgente.

19. Securitate și backup

Clientero aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea serviciului și Datelor Clientului, inclusiv controale de acces, roluri și permisiuni, reguli per tenant, autentificare, separarea logică a datelor între tenant-uri, reguli de acces la baza de date, criptare în tranzit unde este disponibilă prin furnizori, limitări anti-abuz, jurnalizare tehnică, backup operațional, monitorizare pentru prevenirea abuzurilor, limitarea accesului intern la date și proceduri pentru gestionarea incidentelor, după caz. Niciun sistem online nu poate garanta securitate absolută. Clientul rămâne responsabil pentru propriile parole, dispozitive, rețele, browsere, exporturi, roluri, utilizatori și procese interne.

20. Încălcări ale securității datelor

În cazul în care Clientero identifică o încălcare a securității care afectează Datele Clientului, Clientero va informa Clientul fără întârzieri nejustificate, în măsura impusă de legislația aplicabilă și de DPA, și va furniza informațiile rezonabil disponibile privind natura incidentului, datele afectate, măsurile luate sau propuse și recomandările relevante.

Pentru Datele Clientului pentru care Clientul este operator, Clientul rămâne responsabil pentru analizarea obligațiilor de notificare către autoritatea de supraveghere sau persoanele vizate. Clientero va oferi asistență rezonabilă Clientului în acest proces.

21. Proprietate intelectuală

Toate drepturile asupra platformei Clientero, codului, interfeței, designului, bazelor de date structurale, documentației, mărcii, logo-ului, know-how-ului, fluxurilor și materialelor create de Clientero aparțin Furnizorului sau licențiatorilor săi. Clientul primește doar un drept limitat, netransferabil și revocabil de utilizare pe durata abonamentului, conform planului ales.

Clientul nu are dreptul să copieze, vândă, sublicențieze, reverse-engineer, decompileze, extragă cod, ocolească limitări tehnice sau creeze servicii concurente prin acces neautorizat la platformă.

22. Confidențialitate

Fiecare parte va proteja informațiile confidențiale primite de la cealaltă parte cu cel puțin același nivel de grijă folosit pentru propriile informații confidențiale, dar nu mai puțin decât un nivel rezonabil. Obligația nu se aplică informațiilor publice, cunoscute anterior fără obligație de confidențialitate, dezvoltate independent sau divulgate legal la cererea unei autorități competente.

23. Suspendare și reziliere

Clientero poate suspenda, limita sau rezilia imediat accesul în caz de neplată, chargeback, încălcare a documentelor contractuale, risc de securitate, date false, utilizare abuzivă, cerere a autorităților, încălcarea drepturilor terților, activitate ilegală sau folosire care poate prejudicia serviciul, Furnizorul, alți clienți ori terți.

Clientul poate înceta abonamentul conform mecanismelor din aplicație, Stripe sau contractul individual. Încetarea nu exonerează Clientul de plata sumelor scadente, obligațiile de confidențialitate, despăgubire, protecția datelor și alte obligații care prin natura lor supraviețuiesc încetării.

24. Ștergere și retenție după încetare

După expirarea trialului fără conversie, datele pot fi păstrate până la 30 de zile. După încetarea unui abonament plătit, datele pot fi păstrate până la 90 de zile pentru export, recuperare sau motive operaționale, cu excepția obligațiilor legale ori a cazurilor de risc, abuz, neplată conform contractului sau ștergere solicitată expres. După aceste perioade, datele pot fi șterse definitiv sau anonimizate, inclusiv din backup-uri conform ciclurilor tehnice rezonabile.

Datele de facturare, plăți, litigii, securitate și conformitate pot fi păstrate pe perioadele impuse sau permise de lege.

25. Limitări de garanții

În măsura maximă permisă de lege, Clientero exclude orice garanții implicite sau explicite privind vandabilitatea, adecvarea pentru un scop particular, neîncălcarea drepturilor terților, disponibilitatea continuă, lipsa vulnerabilităților, compatibilitatea cu orice dispozitiv sau browser, acuratețea GPS, validitatea probatorie a rapoartelor și obținerea unui rezultat economic.

26. Limitarea răspunderii

În măsura maximă permisă de lege, Clientero nu răspunde pentru pierderi indirecte, speciale, incidentale, punitive sau consecutive, pierdere de profit, venit, clienți, oportunități, reputație, goodwill, date, economii anticipate, întreruperi operaționale, costuri de substituire, decizii comerciale ale Clientului, fapte ale utilizatorilor Clientului, fapte ale terților sau situații cauzate de furnizori externi.

Răspunderea totală agregată a Clientero, indiferent de temeiul juridic, este limitată la sumele efectiv plătite de Client către Clientero pentru serviciul afectat în ultimele 3 luni anterioare evenimentului care a generat pretenția. Această limitare nu exclude răspunderea care nu poate fi limitată legal, inclusiv pentru fapte intenționate, fraudă sau obligații legale imperative, în măsura aplicabilă.

27. Despăgubiri datorate de Client

Clientul va apăra, despăgubi și exonera Clientero, administratorii, angajații, colaboratorii și furnizorii săi pentru pretenții, amenzi, pierderi, costuri, daune și cheltuieli rezultate din: utilizarea nelegală a serviciului, date introduse fără drept sau fără temei legal, încălcarea drepturilor persoanelor vizate, monitorizarea nelegală a angajaților, comunicări comerciale nepermise, încălcarea proprietății intelectuale, încălcarea confidențialității, folosirea linkurilor publice, neplata sau încălcarea documentelor contractuale.

28. Forță majoră și caz fortuit

Clientero nu răspunde pentru întârzieri sau neexecutări cauzate de evenimente în afara controlului rezonabil, inclusiv întreruperi de internet, atacuri cibernetice, incidente cloud, indisponibilitatea furnizorilor, defecte ale dispozitivelor Clientului, acte ale autorităților, modificări legislative, calamități, conflicte, greve, pandemii sau alte situații de forță majoră ori caz fortuit.

29. Modificări ale serviciului și termenilor

Clientero poate modifica serviciul, funcționalitățile, planurile, prețurile și documentele contractuale. Modificările materiale ale termenilor sau prețurilor vor fi comunicate prin site, aplicație, email sau alt canal rezonabil. Continuarea utilizării după intrarea în vigoare a modificărilor reprezintă acceptare. Dacă o modificare afectează substanțial drepturile Clientului, Clientul poate înceta abonamentul înainte de aplicarea modificării, cu efect pentru viitor.

30. Comunicări

Comunicările Clientero pot fi transmise prin email, aplicație, Stripe, site sau alte mijloace electronice. Clientul este responsabil să mențină adresele de email actuale și monitorizate. Comunicările juridice către Clientero se trimit la office@clientero.ro.

31. Legea aplicabilă și jurisdicția

Acești Termeni sunt guvernați de legea română și de legislația Uniunii Europene direct aplicabilă. Părțile vor încerca soluționarea amiabilă a litigiilor. În lipsa unei soluții amiabile, litigiile vor fi soluționate de instanțele competente material din România, cu competență teritorială în favoarea instanțelor de la sediul Furnizorului, în măsura permisă de lege.

32. Dispoziții finale

Dacă o prevedere este declarată nulă sau inaplicabilă, restul Termenilor rămân în vigoare. Neexercitarea imediată a unui drept nu înseamnă renunțare la acel drept. Clientul nu poate cesiona contractul fără acordul Clientero. Clientero poate cesiona contractul în cadrul unei reorganizări, fuziuni, transfer de active, schimbare de control sau către un afiliat, cu respectarea obligațiilor legale.